Organiseren en het overzicht houden

Het runnen van een onderneming vergt heel wat organisatietalent. Voor Henrike, die de algehele leiding heeft over het team en daarnaast de marketing en verkoop van de voorstellingen doet, is het belangrijk om het werk overzichtelijk te houden. Henrike: “Zowel de boekingen,  de administratie en de interne organisatie moeten goed worden georganiseerd. Ik ben daarom op zoek gegaan naar software waarmee onze boekingen beheerd kunnen worden en de dagelijkse workflow wordt ondersteund.” Bijna twee jaar heeft het geduurd voordat ze een goed softwarepakket vond. In die tijd kwam ze veel bedrijven tegen met onvolledige of ingewikkelde software. Henrike: “Als het een goed pakket was, dan was het vaak zo ontzettend duur!” Uiteindelijk kwam ze terecht bij System One: “Eindelijk iemand met een goedwerkend product voor een normale prijs!”

Iedereen kan ermee werken

Van Engelenburg maakt inmiddels bijna drie jaar gebruik van System One. Henrike: “Zodra de werkdag begint loggen we in op System One. Iedereen hier op kantoor heeft toegang tot het programma en iedereen kan ermee werken. De software is erg gebruiksvriendelijk en ik vind het een voordeel dat alles online beschikbaar is, zodat er vanuit huis of een andere locatie gewerkt kan worden.” Voor Henrike en de andere boekers zijn de agenda- en relatiebeheer belangrijke functies, terwijl de administratie vooral de onderdelen facturatie en contracten gebruikt. Ook de artiesten hebben een account,zodat ze altijd kunnen zien welke boekingen ze hebben. “Een functie die bij ons nog niet volledig gebruikt wordt is de mogelijkheid om elkaar taken te geven en notities te maken.” Daar kunnen ze naar eigen zeggen nog veel meer gebruik van maken.

Engelengeduld

Tijdens de implementatie van de software is er veel overleg geweest tussen Henrike en System One, voornamelijk over de functionaliteit van de software. Henrike: “Er is echt geluisterd naar onze wensen, waardoor er een aantal functies toegevoegd zijn die niet alleen voor ons, maar voor alle klanten erg bruikbaar zijn. Als er uitbreidingen en nieuwe functies zijn worden we altijd op de hoogte gesteld zodat we weten wat we ermee kunnen. Ook tegenwoordig bel ik nog weleens om de mogelijkheden te peilen voor een bepaalde functie. Niet alles wat ik voorstel kan worden ontwikkeld, maar er wordt altijd serieus naar gekeken. Ja, er is soms wat Engelengeduld voor nodig, maar uiteindelijk zal System One er alles aan doen om onze wensen te realiseren!”

Bron: ERP